SOP Keuangan - Step 1 - Struktur Organisasi dan Tata Kelola

Pengalaman kami di lapangan menunjukkan tiga masalah besar terkait SOP Keuangan di perusahaan kecil dan menengah:

1. Sebagian besar perusahaan kecil dan menengah tidak memiliki SOP Keuangan secara tertulis
2. Beberapa perusahaan kecil dan menengah memiliki SOP Keuangan namun tidak bisa diaplikasikan dengan baik
3. Beberapa perusahana kecil dan menengah sudah memiliki dan mengaplikasikan SOP keuangan, namun pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien belum tercapai.

Perusahaan yang tidak memiliki SOP Keuangan akan kesulitan dalam melaksanakan dan mengawasi proses pencatatan dan pelaporan keuangan. Tanpa SOP Keuangan, Bagian keuangan tidak punya dasar dan petunjuk yang baku dalam menjalankan fungsinya. Hal ini seringkali berujung pada keterlambatan penyelesaian laporan keuangan, ketidaklengkapan data-data dan ketidakakuratan laporan keuangan.

Masalah kedua adalah perusahaan kesulitan untuk mengimplementasikan SOP yang telah ditetapkan. Ada dua hal yang biasanya jadi kendala (1) SOP susah dipahami (2) Tidak ada sosialisasi atau pelatihan khusus untuk implementasi SOP tersebut. Ketika masalah ini terjadi SOP hanya akan menjadi buku tebal yang jadi pajangan saja, tetapi tidak memiliki dampak terhadap peningkatan kualitas laporan keuangan dan penguatan kontrol perusahaan.

Masalah ketiga adalah masalah klasik, yaitu SOP Keuangan tidak bertalian dengan pencapaian tujuan perusahaan, yaitu pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien. Pengelolaan keuangan yang efektif artinya mampu berkontribusi dalam pencapaian target perusahaan yaitu bisa dengan cara menyediakan informasi yang relevan dalam pengambilan keputusan, memberikan dukungan dana yang cukup untuk operasional dan investasi serta memantau tingkat penggunaan asset perusahaan. Pengelolaan keuangan yang efisien artinya menimbang perbandingan antara output yang dihasilkan dan input yang dibutuhkan. Praktisnya adalah bagaimana kita bisa memastikan bahwa sumberdaya dan biaya-biaya digunakan secara bertanggungjawab, menekan kebocoran dan pemborosan, serta menekan iddle asset.

Untuk menjawab masalah-masalah tersebut maka SYNCORE mengembangkan metodologi terintegrasi yaitu SYNCORE GLOBAL METHODOLOGY (SGM) untuk memastikan keterkaitan antara SOP Perusahana dengan Tujuan dan Target Perusahaan. Salah satunya adalah mengaitkan SOP Keuangan dengan Struktur dan Tata Kelola Organisasi, sehingga tugas, wewenang, tanggungjawab dan fungsi yang terkait dengan pengelolaan keuangan dapat diatur dengan jelas. Adanya SOP atau Prosedur tanpa diikuti penataan fungsi dan wewenang, maka prosedur tersebut hanya akan setengah-setengah dijalankan, karena tidak dijelaskan terperinci siapa saja yang bertanggungjawab dalam menjalankan prosedur, dan apa konsekuensi yang didapat dari pihak tersebut apabila tidak melaksanakan prosedur.

Merujuk pada pemikiran tersebut maka kami selalu memulai menyusun SOP dengan mereview dan membenahi Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) di perusahaan. SOTK adalah pondasi untuk berjalannya fungsi dan luasan wewenang masing-masing bagian. Untuk dapat menyusun SOTK diperlukan informasi:

1. Badan Hukum dari Organisasi bisnis, untuk menentukan Tata Aturan Undang-undang terkait
2. Akta Pendirian Perusahaan untuk menentukan pemegang saham dan pejabat perusahaan
3. Struktur Organisasi yang ada untuk di review dan disesuaikan dengan standar
4. Wawancara fungsi, pekerjaan dan pelaporan yang dilakukan masing-masing staff

Setelah bahan dasar tersebut terkumpul maka akan diolah dengan melalukan analisa tentang:

1. Proses bisnis dan rantai nilai perusahaan
2. Strategi perusahaan
3. Analisa resiko bisnis dan Sistem Pengendalian terkait
4. Model pelaporan

Barulah disusun SOTK yang terdiri dari

1. Latar belakang dan Tujuan Perusahaan
2. Strategi Bisnis Perusahaan
3. Struktur Organisasi
4. Fungsi Organisasi
5. Level Otorisasi
6. Job Desc Direksi
7. Job Desc Manager masing-masing departemen
8. Job Desc Kepala masing-masing departermen
9. Job Desc Supervisor masing-masing departemen
10. Job Desc Karyawan masing-masing departermen

Job desc tersebut akan memuat informasi rinci sebagai berikut:

1. Informasi posisi, atasan langsung dan bawahan langsung
2. Tanggungjawab
3. Wewenang
4. Fungsi
5. Uraian pekerjaan
6. Spesifikasi & Kompetensi
7. KPI (Key Performance Indicator)

Job desc akan di berikan sebagai bagian dari SK pengangkatan karyawan di suatu posisi, sehingga masing-masing jelas ekspektasi yang diharapkan oleh perusahaan terhadap orang tersebut.