Wendy Danoeadmadja (Redaktur Majalah ELSHINTA) mewawancarai Rudy Suryanto (Managing Director) SYNCORE Consulting & Systems pada hari Rabu, 9 Maret 2011. Majalah ELSHINTA tertarik dengan profil SYNCORE yang memilih fokus memberikan layanan terintegrasi untuk UKM. Salah satu tekad SYNCORE adalah memberikan layanan untuk menjangkau 1.000.000 entepreneur di INDONESIA lewat training, buku dan software. SYNCORE percaya membangun UKM sama dengan membangun bangsa, karena saat ini jumlahnya lebih dari 50 juta unit dan mempkerjakan 98%. <br>
Dalam 5 tahun terakhir, industri dalam negeri di Indonesia dan juga dunia, diwarnai dengan banyaknya muncul start up (perusahaan baru) dengan berbagai inovasi dalam produk maupun model layanan. Sayangnya dari sekian banyak start up yang muncul tersebut, hanya sedikit yang berhasil bertahan 5 tahun kemudian. Patut disayangkan, karena kegagalan start up dalam bertahan bukan karena produk atau model layanan jelek, tetapi lebih karena masalah manajement. SYNCORE Consulting lewat riset dan pengalaman di lapangan merumuskan 10 kunci manajemen start up supaya bisa terus bertahan dan berkembang: 1. Mencari Pendanaan Masalah pendanaan baik di awal maupun di saat pengembangan, seringkali menjadi masalah klasik bagi start up. Sebenarnya ada beberapa model pendanaan yang bisa dipilih dan dikombinasikan oleh start up, yaitu dari investor, joint venture, bank, modal sendiri, customer, supplier dll. Ketika pilihan pendanaan yang sedemikian banyak telah tersedia, mengapa masalah mencari pendanaan selalu jadi masalah yang sulit dipecahkan oleh start up? Ada dua alasan utama yang kita temukan di lapangan, yaitu kredibilitas yang rendah dan gagal membuat proposal yang meyakinkan. Masalah pertama bisa diatasi dengan mengandeng mitra yang telah dipercaya oleh pihak pemberi dana, memberikan jaminan, menunjukkan track record yang meyakinkan, mencari rekomendasi dll. Masalah kedua bisa diatasi dengan membuat proposal kredit atau business plan memakai format yang standar dan diisi dengan ulasan yang meyakinkan. Apabila anda masih awam dengan penyusunan proposal kredit atau business plan tidak ada salahnya mencari teman atau pihak yang bisa memberikan konsultasi kepada anda. 2. Model bisnis Setelah mendapatkan pendanaan awal, langkah selanjutnya adalah membelanjakan dana tersebut dengan bijaksana. Business Plan selayaknya benar-benar dijadikan acuan dalam membelanjakan dana yang sudah didapat. Selanjutnya adalah merumuskan model bisnis dari usaha kita. Model bisnis adalah bagaimana cara perusahaan menghasilkan profit. Produk atau layanan yang baik, disukai oleh banyak orang, belum tentu menghasilkan uang bagi anda. Contohnya adalah YouTube sebuah aplikasi internet yang sangat populer, tetapi sampai sekarang masih bingung bagaimana mengubah popularitas tersebut menjadi mesin penghasil uang. Model bisnis inipun harus direview dari waktu ke waktu, supaya tetap kompetitif dan tidak ketinggalan jaman. 3.Strategi Strategi adalah masalah pilihan. Ketika kita memiliki strategi kita akan mudah mengatakan "ini tidak kita lakukan, karena tidak sesuai dengan strategi kita". Strategi beda dengan taktik. Taktik bersifat jangka pendek, mudah berubah, dan mudah ditiru. Strategi sebaliknya. Strategi harus disesuaikan dengan model bisnis. 4.Business Plan Strategi merupakan arahan atau rumusan global dan jangka panjang, sehingga perlu diturunkan ke dalam sebuah dokumen yang gampang dimengerti oleh orang-orang di lapangan. Business Plan adalah untuk tujuan tersebut. Menyusun business plan memang merepotkan, karena kita harus membayangkan, mengolah dan mendiskusikan hal-hal yang belum terjadi. Namun apabila business plan disusun dengan benar, banyak hal di lapangan, bisa diselesaikan dan diputuskan daengan cepat. Business plan juga memberikan kesempatan bagi manajemen untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang bisnis yang akan dijalankan. 5.Recruitment & Training Pilih orang yang terbaik di bidangnya, bentuk tim yang solid, dan beri apa yang mereka butuhkan, maka perusahaan akan berjalan dengan sendirinya. Proses recruitment yang terbuka, terukur dan adil akan memberikan kesempatan yang lebih besar bagi perusahaan untuk mendapatkan orang-orang terbaik. Tetapi jangan lupa, bahwa bibit yang baik apabila tidak pernah disiram dan dipupuk maka tidak akan pernah menjadi tanaman yang subur dan menghasilkan. Demikian pula dengan SDM, evaluasi rutin, pelatihan, dan training harus dilakukan terus menerus. 6. SOP "Tulis semua yang anda kerjakan, evaluasi, dan jadikan kebiasaan/pola". Lembagakana apa yang telah berjalan dengan baik, dan ubahlah sesuatu yang masih jelek. Dengan melembagakan atau menuliskan apa saja yang kita kerjakan, maka kita memiliki standar apa yang seharusnya kita kerjakan. Perusahaan terdiri dari berbagai orang dari berbagai kalangan, maka diperlukan satu pijakan yang sama dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Start Up biassanya adalah perusahaan yang sangat dinamis dan inovatif. Menjadi tantangan tersendiri untuk membuat SOP bagi perusahaan seperti hal tersebut. Perusahaan UKM tidak tertarik, karena SOP tidak memiliki dampak langsung/instan. 7.Kontrol SOP tidak akan berguna apabila tidak ada kontrol yang ketat dalam hal pelaksanaanya, sehingga seringkali yang jelek bukannya SOP nya tetapi dalam taraf implementasinya. Implementasi yang berhasil membutuhkan kontro yang kuat. 8.Layanan customer Customer adalah raja. Ungkapan tersebut sangat benar, karena saya beberapa kali melihat perusahaan yang mati karena perusahaan tidak memiliki standar yang tepat dalam hal layanan customer. Standar layanan customer bermanfaat untuk mendapatkan klien di luar kota. 9.Riset & Mengamati Tren Dunia terus berubah. Tren dan perubahan terus terjadi. Siapa yang jeli memandang tren maka dia yang akan jadi pemenangnya. 10.Melakukan lompatan Jangan cepat berpuas. Setelah langkah awal telah berjalan dengan baik, lakukan lompatan-lompatan selanjutnya.
Latar belakang Perusahan yang baru berdiri, tengah berkembang atau sedang melakukan ekspansi memerlukan sebuah peta yang bisa dijadikan pedoman bagi segenap komponen perusahaan untuk melangkah maju kedepan mencapai tujuan . Peta tersebut sering disebut sebagai business plan atau rencana bisnis. Rencana bisnis kemudian perlu di turunkan kedalam rencana kerja dan dikaitkan dengan masing-masing bagian, sehingga masing-masing bagian paham target kerja yang harus dicapai. Target kerja kemudian di kaitkan dengan sistem remunerasi untuk memacu kinerja. Tujuan 1. Memastikan perusahaan berjalan sesuai rel yang digariskan oleh pemilik atau direksi 2. Memacu kinerja masing-masing bagian 3. Menjadikan kontrol manajemen sebagai sistem bukan berbasis pada personal 4. Menjadikan perusahaan efektif dan efisien 5. Meminimalkan konflik antar bagian perusahaan. Tahapan Pengerjaan 0 Pemetaan 0.1 Pemetaan Proses Bisnis 0.2 Pemetaan Kompetensi Karyawan 0.3 Pemetaan Kepuasan Customer 0.4 Pemetaan Kualitas Produk 1 Penyusunan Bisnis Plan 1.1 Penentuan Target oleh Direksi 1.2 Penentuan Target Holding dan Divisi 1.3 Perincian Target per fungsi (marketing, Operasional, Keuangan, HRD) 1.4 Perincian Target per jabatan per fungsi/divisi (manager, asmen, supervisor) 2 Penyusunan Program Kerja 2.1 Program Kerja Holding 2.2 Program Kerja ESD 2.3 Program Kerja Siap Boss 2.4 Program Kerja NCC 2.5 Program Kerja GB 3 Penyusunan Anggaran 3.1 Penyusunan Master Budget 3.2 Penyusunan Anggaran Kinerja/Operasional 3.3 Penyusunan Anggaran Finansial 4 Penyusunan Strategi Berbasis Balanced Score Card 4.1 Perspektif Customer/KPI 4.2 Perspektif Finansial/KPI 4.3 Perspektif Internal Process/KPI 4.4 Perspektif Pembelajaran & Pertumbuhan/KPI 4.5 Peta Strategi 5 Pemantaban Struktur 5.1 Analisa Jabatan 5.2 Analisa Kompetensi 5.3 Analisa Kesenjangan dan Kebutuhan Training/Rekrutment 6 Penggalian Budaya Organisasi 6.1 Identifikasi Budaya Organisasi 6.2 Sosialisasi 6.3 Internalisasi 7 Evaluasi Kinerja 7.1 Penentuan Benchmark 7.2 Penentuan Formulir dan Alat Analisa 7.3 Kriteria Kinerja 8 Sistem Remunerasi 8.1 Jenjang Karir & Gaji Pokok 8.2 Promosi 8.3 Bonus 8.4 Tunjangan Insentif 8.5 Potongan & Denda 9 Pelaporan / Management Report 9.1 Format Management Meeting 9.2 Format Monthly Management Report 9.3 Format Weekly Management Report 10 Hasil Akhir /Delivarables 10.1 Dokumen Strategi (Business Plan & Peta Strategi BSC) 10.2 Nilai-Nilai Perusahaan (Company Value & Corporate Culture) 10.3 Dokumen Budget 2010-2011 10.4 SOP Jenjang Karir & Promosi 10.5 SOP Penilaian Kinerja & Remunerasi 10.6 Buku Panduan Karyawan (Employee Handbook)
Rincian SOP Keuangan adalah kumpulan kebijakan, aturan, prosedur, mekanisme, format, kode dan contoh-contoh untuk memandu Perusahaan dalam menyusun, mengelola dan mengawasi keuangan. Tujuan 1.Memastikan Penyusunan Laporan keuangan sesuai dengan Prinsip Akuntansi yang Berterima Umum 2. Memastikan Penyusunan Laporan Keuangan selesai tepat waktu 3. Memastikan Keandalan Isi Laporan Keuangan 4. Memastikan Penyusunan Laporan Keuangan ditopang Sistem Pengendalian Internal yang andal 5. Memastikan Informasi yang tekandung relevan dengan kebutuhan perusahaan 6. Memastikan akurasi, kelengkapan dan validasi dari informasi laporan keuangan 7. Memudahkan masing-masing bagian untuk tahu tugas dan tanggungjawab terkait dengan masalah keuangan Isi Struktur Organisasi dan Tata Kelola SOP Penyusunan Lap Keuangan dan Pelaporan SOP Penjualan dan Piutang SOP Sentralisasi Kas SOP Penggajian SOP Pembelian, Pengadaan dan Hutang SOP Pencatatan Harga Pokok Produksi SOP Persediaan SOP Aktiva Tetap Kode Rekening Format dan Kode Dokumen Format Laporan dan Checklist Proses Penyusunan Pemetaan proses bisnis dan identifikasi struktur organisasi perusahaan Perancangan alur transaksi dan proses Perancangan sistem pengendalian internal Perancangan formulir dan sistem pengkodean Pembuatan flowchart Pembuatan laporan akhir Sosialisasi dan Pelatihan Biaya Menyesuaikan kondisi perusahaan detail
Sebuah perusahaan perdagangan yang tengah berkembang, mengalami kerugian yang cukup signifikan di salah satu anak usahanya. Lewat beberapa penyelidikan awal, ada indikasi kuat telah terjadi kecurangan. Namun manajemen kesulitan dalam mengungkap pelaku serta modus operandi dari kecurangan tersebut. SYNCORE dihubungi manajemen perusahan tersebut untuk membantu memecahkan kasus. SYNCORE menggunakan pendekatan Audit Forensik dalam mengumpulkan bukti-bukti untuk mengungkap tindak kecurangan dan menangkap pelaku. Lewat serangkaian investigasi, tim SYNCORE berhasil membantu manajemen dalam mengidentifikasi tersangka serta besaran dana yang digelapkan. Masalah di selesaikan di luar jalur hukum, dengan pihak pelaku mengganti kerugian yang diderita perusahaan dan mendapatkan sanksi internal.
Sebuah swalayan dengan posisi sangat strategis di Yogyakarta, menikmati penjualan yang sangat tinggi. Namun dalam posisi persediaan akhir tahun ditemukan selisih yang sangat signifikan, ketika dibandingkan dengan hasil stock opname. Selisih ini selalu terjadi setiap tahun, tetapi biasanya tidak begitu besar. Manajemen swalayan berpikir ini ada hubungannya dengan software swalayan yang baru dipasang 6 bulan sebelumnya. SYNCORE diminta oleh manajemen swalayan untuk melakukan audit sistem dan sistem pengendalian internal. Audit sistem dilakukan dengan mengevaluasi general control dan application control. SYNCORE menemukan bahwa persediaan dihitung dengan rumus yang tidak tepat. Swalayan juga tidak dikelola dengan sistem pengendalian yang memadai. Temuan-temuan dan rekomendasi di sampaikan untuk mengatasi masalah tersebut.
Pernah dengar pepatah di dunia barat : "Failing to Plan is Planning to Fail"? Kira-kira artinya "perencanaan yang tidak tepat/benar sama dengan merencanakan kegagalan". Ungkapan diatas menekankan pentingnya perencanaan dalam segala hal. Suatu project, sekecil apapun mengharuskan perencanaan yang benar untuk memastikan keberhasilannya. Project itu apa sih? Project adalah kegiatan yang memiliki rentang waktu tertentu (ada awal ada akhir), memiliki tujuan akhir yang jelas serta memiliki nilai tambah atau membawa perubahan. Jika anda sudah sangat nyaman dengan keadaan sekarang dan tidak hendak lebih maju lagi, anda tidak perlu pusing-pusing dengan istilah project. Pertanyaanya mungkin, apakah anda yakin bahwa keadaan sekarang akan terus seperti ini? Saat orang lain terus berpacu untuk maju anda akan tertinggal, setiap detiknya. Konsep Project Management diperkenalkan untuk memastikan perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan sumber daya dilakukan dengan benar sehingga suatu project bisa berhasil. Secara garis besar ada 5 proses pada Project Management : 1. Initiation : Menentukan cakupan (scope) dari project, serta studi apakah memang suatu project layak dilakukan. 2. Planning & Design : Setelah inisiasi, project dibuat perencanaan detailnya. Fokus perencanaan adalah waktu, biaya dan sumber daya. Perencanaan harus dibuat sedetil mungkin sehingga dapat memetakan resiko-resiko yang mungkin muncul. Dengan memetakan resiko yang muncul diharapkan langkah antisipasi dapat ditentukan diawal. Nothing is called accident. 3. Executing : Saatnya action! setiap detail rencana dilakukan ditahap ini. 4. Monitoring & Controlling : Untuk memastikan bahwa eksekusi rencana berjalan sesuai target. Jika ada rencana yang dinilai tidak berjalan baik, maka pada proses ini anda dapat memberlakukan backup plan. 5. Closing : Seperti disebutkan sebelumnya, project memiliki batas waktu, maka inilah waktu untuk serah terima project.
Governmental Accounting Standards Board (GASB, 1999) dalam Concepts Statement No. 1 tentang Objectives of Financial Reporting menyatakan bahwa akuntabilitas merupakan dasar pelaporan keuangan di pemerintahan yang didasari oleh adanya hak masyarakat untuk mengetahui dan menerima penjelasan atas pengumpulan sumber daya dan penggunaannya. Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa akuntabilitas memungkinkan masyarakat untuk menilai pertanggungjawaban pemerintah atas semua aktivitas yang dilakukan. Concepts Statement No. 1 menekankan pula bahwa laporan keuangan pemerintah harus dapat membantu pemakai dalam pembuatan keputusan ekonomi, sosial, dan politik dengan membandingkan kinerja keuangan aktual dengan yang dianggarkan, menilai kondisi keuangan dan hasil-hasil operasi, membantu menentukan tingkat kepatuhan terhadap peraturan perundangan yang terkait dengan masalah keuangan dan ketentuan lainnya, serta membantu dalam mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas. Fenomena yang terjadi dalam perkembangan sektor publik di Indonesia dewasa ini adalah menguatnya tuntutan akuntabilitas atas lembaga-lembaga publik, baik di pusat maupun daerah. Akuntabilitas dapat diartikan sebagai bentuk kewajiban mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya, melalui suatu media pertanggungjawaban yang dilaksanakan secara periodik (Stanbury, 2003). Pada dasarnya, akuntabilitas adalah pemberian informasi dan pengungkapan (disclosure) atas aktivitas dan kinerja finansial kepada pihak-pihak yang berkepentingan (Schiavo-Campo and Tomasi, 1999). Pemerintah, baik pusat maupun daerah, harus dapat menjadi subyek pemberi informasi dalam rangka pemenuhan hak-hak publik yaitu hak untuk tahu, hak untuk diberi informasi, dan hak untuk didengar aspirasinya. Dimensi akuntabilitas publik meliputi akuntabilitas hukum dan kejujuran, akuntabilitas manajerial, akuntabilitas program, akuntabilitas kebijakan, dan akuntabilitas finansial. Akuntabilitas manajerial merupakan bagian terpenting untuk menciptakan kredibilitas manajemen pemerintah daerah. Tidak dipenuhinya prinsip pertanggungjawaban dapat menimbulkan implikasi yang luas. Jika masyarakat menilai pemerintah daerah tidak accountable, masyarakat dapat menuntut pergantian pemerintahan, penggantian pejabat, dan sebagainya. Rendahnya tingkat akuntabilitas juga meningkatkan risiko berinvestasi dan mengurangi kemampuan untuk berkompetisi serta melakukan efisiensi.
UKM terbukti menyerap tenaga kerja paling banyak, paling tahan terhadap krisis global dan punya peluang untuk menjadi tumbuh dan berkembang. Indonesia saat ini hanya memiliki sekitar 0.18% entepreneur dan 99% diantaranya adalah pengusaha UKM. Namun seiring dengan perkembanganan ekonomi Indonesia yang menggembirakan dan bergesernya pola pikir dari "karyawan" menjadi "pengusaha" maka diperkirakan pertumbuhan UKM di Indonesia di tahun-tahun mendatang akan sangat pesat. Pertumbuhan tersebut akan mendorong pertumbuhan ekonomi dan tumbuhnya peluang-peluang baru. Namun seiring perkembagnan bisnis, sebuah perusahaan tidak lepas dari permasalahan manajemen, yaitu pengelolaan aspek efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi (Tiga E). Management Audit, terkait dengan hal tersebut, bisa digunakan untuk memetakan resiko dan masalah terkait dengan Tiga E diatas. Fungsi management audit atau internal audit, saat ini bukan seperti 'polisi' dalam perusahaan, namun menjadi mitra strategis bagi manajemen dan mengidentifikasi masalah dan mencari peluang serta solusi. Untuk lebih jelasnya, bisa download paper berikut yang telah di presentasikan di IICIES (Indonesia International Conference on Innovation, Entepreneurship and Small Business) SYNCORE - Audit Manajemen dan Audit Internal untuk UKM
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Copyright, Syncore Indonesia
